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人人都是明星職員:高生產力九大秘訣

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高生產力秘訣

尋找明星職員

  • 讓明星職員與眾不同的,不是他們腦袋裡面裝有什麼東西,而是他們如何運用本身擁有的資源

沒有天生好手

  • 提升整體勞心型員工的生產力,而非只依賴一兩位明星職員帶動整個團隊,才是成功關鍵。

    如果你能提升多數員工而不是少數人的生產力至世界級水準,那麼,你將成為業界的東方不敗。

  • 你需要改變工作方式,以及與他人的合作方式。明星職員以全然不同於一般固定的工作模式執行任務。

    本書的精神即是一項課程,把明星職員的策略化為連貫性的每日行為模式,讓聰明且有企圖心的勞心型員工,得以學會並掌握增加生產力的力量。

  • 然而,研究這類生產力,並沒有所謂「頭條」內幕,沒有仙丹或神奇配方能把你一路送到頂尖地位,我們的研究也不是逐步施行、通往成功的十二步計畫。

    相反的,明星表現是根據每天在辦公室裡,完成許多互為關聯的活動時的工作策略。只要經常練習,這套方法提供的工作習慣,就會把你帶入高生產力的員工之列。

  • 明星秘訣的九大工作策略:
    • 主動積極: 披荊斬棘,打通公司的模糊地帶
    • 充沛人脈: 和公司的消息靈通人士搭上線,知己知彼,無往不利
    • 自我管理: 在工作中,管理整個人生
    • 宏觀視野: 兼容不同觀點,從大格局考量
    • 服從決策: 壓下自我的脾性,服從上司領導
    • 領導同儕: 在服從公司決策的大前提下,領導同事完成工作
    • 團隊合作: 認清團隊的真實狀況
    • 組織悟性: 以街頭叢林的求生本事,玩公司裡的權力遊戲
    • 表達溝通: 針對聽種傳播合適的訊息
  • 在職場上,你需要繼續真實地面對自我,以及保有本性

    若是怕壞這個基本模式,必然注定失敗,明星策略也將淪為表面功夫,而非內在的深刻改變。

  • 使用我們的方法增進生產力的勞心型員工,之所以能辦到,並不是因為改變了自己,而是改變了工作方式

    這項計畫不會荒謬地要求你死板地照做、一切要和別人一模一樣;而是讓你從我們研究發現的各種明星秘訣中,依照本身個性與辦公室文化,做出適當的調整與運用。

明星典範,紅得有理

  • 明星的典範層次: (由內而外)
    • 最核心: 主動積極 (另外還有: 認知能力、專業技巧)
    • 第二圈: 充沛人脈、自我管理
    • 第三圈: 宏觀視野、服從決策、領導同儕、團隊合作
    • 最外圈: 組織管理、表達溝通
  • 當我不斷強調,認知能力既不能保證成功,也無法區別明星職員或一般員工時,並非暗示他們就毫不重要。

    每份工作及每個工作環境,都需要具備相當程度的認知能力;缺乏認知能力,你根本進不了門,而就算運氣好,逮到機會入門,也無法維持長久。

    不過,一旦你具備一定的認知能力,即使智商或個性比他人更傑出,對於能否有明星表現,似乎並不造成影響。

  • 九大工作策略
    • 積極主動: 積極突破分內工作慣例,打通公司模糊地帶
      • 一般員工: 想出一些點子能把分內工作做好,並使上面的人注意到我;或是自願做些額外的瑣事,像是計畫公司一年一度的郊遊,或訓練新進員工。
      • 明星職員: 超越公司的工作要求,或是突破日常工作慣例,代之以新的、具有價值的觀念

        這麼做的目的是為了有助於同事們的工作,或是為整個公司帶來好處,並且身體力行,以確保這些想法順利執行。

        主動積極是要冒一點風險的,而不是隨口說說而已。

    • 充沛人脈: 和消息靈通人士搭上線,弄清楚每個人擅長領域
      • 一般員工: 建立起人際溝通網的目的,是讓自己也成為團體的一份子,熟悉辦公室裡所有最新的蜚短流長。

        和相同工作領域的同事打成一片,以及與獵人頭公司主管保持聯繫,將來比較容易找到工作。

      • 明星職員: 公開主動地與消息靈通人士建立彼此信賴的溝通路徑,相信對方可以幫忙完成重要的特殊管道任務;當人們求助,也樂於分享消息給需要的人。

        這麼做的目的,是要儘量減少所有菁英工作中,必然存在的知識盲點問題

    • 自我管理: 在工作中管理人生
      • 一般員工: 這項技巧會幫助我更妥善管理個人時間與工作計畫
      • 明星職員: 除了時間與工作計畫的管理,這項工作策略幫助我主動創造先機,指引我的工作抉擇,確保高水準的工作表現,以及開闢未來的事業之路

        自我管理讓我得以發展專長與工作經歷,增加我對公司的價值。

    • 前瞻視野: 要有宏觀的視野,從大格局考量
      • 一般員工: 單一面向的技巧。從我個人觀點深入觀察世界,並確保我對某項計畫或任務的觀點,得到最多注意、擁護與附和。
      • 明星職員: 多面向的技巧。讓我能從更廣義的內涵以及透過其他重要關係人 -- 客戶、競爭對手、同事和上司 -- 的角度,觀察一項計畫或某個問題

        寬闊的視野使我能評估眾多觀點的相對重要程度,讓我得以改進產品,或發展出更好的解決問題之道。

    • 服從決策: 壓下自我脾性,服從上司領導
      • 一般員工: 一種工作行為。讓管理者與同事瞭解,我知道分寸,不會威脅到發號施令的頭頭,服從命令,謹守工作崗位。
      • 明星職員: 一種工作策略。積極參與幫助公司邁向成功的事務,同時學習獨立作業,判斷重要目標、任務及方法

        身為明星職員的跟隨者,即使和領導者之間的個性或工作立場不同,仍會通力合作完成公司的目標

    • 領導同儕: 在公司決策的大前提下,領導同事完成工作
      • 一般員工: 這是與生俱來的本能。我大可以洋洋得意地主宰一切,有權做大多數的關鍵性決定,並刪除我不感興趣的任何意見。
      • 明星職員: 一項工作策略。讓我可以利用專業知識與影響力來說服一群人,齊心協力完成一項具體任務

        這項策略可能包括各種層面的努力 --- 幫助團體規劃出清晰的前景,大家努力投入,彼此信任,共同達成設定目標,尋找資源以完成任務,以及照顧指導整個計畫,直到成功完成

    • 團隊合作: 認清團隊的真實狀況
      • 一般員工: 這項技巧幫助你融入團隊中、做好分內的事,以及和他人合作完成一項任務獲解決一個問題
      • 明星職員: 一系列複雜的技巧。大家一起擁有並承擔訂定目標的責任,主動工作、排定進度,並一起完成

        同時意味著,在團體互動中扮演主動的催化者,幫助每個人覺得是團體的一份子,處理紛爭,協助他人解決問題。

    • 組織悟性: 以街頭叢林求生本事,玩公司裡的權力遊戲
      • 一般員工: 在辦公室裡逢迎拍馬的本事,幫助我成功引起當權者的注意,同時也要求徹底執行辦公室政策
      • 明星職員: 一項工作策略。導引我在利益衝突的辦公室環境裡,促銷合作、處理衝突,並完成工作
    • 表達溝通: 針對聽眾特性選擇傳播資訊內容
      • 一般員工: 經由流暢的簡報說明,長長的書面報告,以及公開展示我對本身工作的喜愛,使我得到上級注意的能力。

        我的焦點擺在個人形象與傳達的訊息上,而不看重接受訊息的對象

      • 明星職員: 一系列的技巧。包括選擇訊息傳遞給他人,以及發展最有效且方便使用者的模式,來接觸及說服特定的聽眾。

        表達溝通的最高層次,就是為特定對象選擇適合的訊息,或是為特定訊息選擇適合的對象

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策略 1 披荊斬棘,打通模糊地帶

贏在起跑點

  • 「一旦我克服了學習障礙,想到要讓每個人都經歷過程中的痛苦,我就覺得是件浪費時間的蠢事」
  • 「我想,讓大家接納我是最重要的事,那麼,還有什麼方法會比幫助他們解決困難,來得更好呢?」
  • 萊伊被看成是主動積極的人,能在看到不是他的責任的問題時,主動出面解決;讓大家覺得他好像不只進入公司半年而已;

    主管們當然注意到了這點,開始把他列入一些緊急任務的候選人名單中

滴水穿石

  • 明星職員的積極主動應該是:
    • 尋求更深一層的責任以及超越標準的工作表現
    • 為了同事或整個團隊的利益,承擔額外工作
    • 堅定執行某個想法或計畫,直到成功完成為止
    • 在承擔新責任方面,樂於冒一點個人風險
  • 明星職員總是尋求任何積極主動的機會,每天逐步累積小小的努力,長期下來,也會造成足夠的衝擊力。

    事實上,明星職員注意到,若是沒有一點一滴的長期努力,大行動將是很難得發生的。

    如果你不創造重視小小行動的工作氣氛,將會漸漸失去積極主動性,而大行動也將永無機會發生。

真正的積極與無關痛癢的積極

  • 「這或許是個好主意,可是看起來你只是在做分內的工作。你如何完成本身的工作,這是你自己的事情。完成分內的工作,並不是積極主動。」
  • 積極主動的幾個重要因素: 樂於超越本身 (甚至上司) 權限的工作範圍,以達成對每個人都有利的目標。還有,絕不放棄
  • 採取積極主動牽涉到更有價值的思考,而不只是尋找讓本身工作更有生產力的點子而已

不是分內工作的模糊地帶

  • 採取積極主動牽涉到從你本身固定的工作內容,跨越溝通與其他工作領域之間的空間;這種溝通空間更方便的說法,便是「處理模糊地帶」。

    然而,這些區域通常因為明確的工作分際與組織分配,造成無法完善處理或根本沒有處裡的情形。

    每個公司都存在很多這類模糊地帶,而精簡人事的潮流,更擴大、加深了這些地帶。

    菁英企業就是由這些模糊地帶界定的,因為其中有太多變數:快速更新的知識與技術,新的競爭敵手,以及無法充分瞭解任何工作的最終取向。

    為了邁向成功,菁英企業要求員工有足夠彈性,能從一個工作領域轉到另一個範圍。

  • 那些樂於從工作契約界定的工作領域跨出來,填補不同工作之間模糊地帶的員工,展現了他們的積極主動性。

    不過,我們的研究也提供另一項重要的限定條件:明星職員不會為了追求工作領域之外的積極主動,而忽略了本身職責所在

助人者人恆助之

  • 由明星職員所表現的真正積極主動,結果總是會幫上別人的忙,對象可能是合作的一群同事、所屬部門,或是整個公司。

    固然經由反省、思考,明星職員常常也能得到收穫;不過,最主要的初發心,永遠還是擺在別人而非他們自己身上

堅持到底:從好點子到落實執行

  • 好點子是積極主動的最佳起跑點,可是,光拿一張寫了好點子的備忘錄給上司,是不夠的。

    一般職員往往認定他們的責任只是交出個好點子便算了事,接下來就是上司的責任,後者該想辦法處理。

  • 明星職員卻以實際參與、主動負責,展現他們積極認真的態度。不過,他們對於是否為整個創意負責到底,看法則見仁見智。

    有的明星職員可能一直進行到整個團隊動起來,才交給其他感興趣的同事負責;有些則可能在一開始,就積極說服其他同事,全程執行計畫。

    不過,他們都同意,身為孕育出新點子的人,必須負起責任,敦促整個計畫從無到有,直到完成為止,這包括蒐集背景資料,以及帶動他人參與

  • 實際履行是任何新構想的嚴厲考驗,但這並不代表你所執行的每項新構想都必然會成功,也沒有人會如此期待,

    它只是意味著包括你在內的每個人,在沒有嘗試過之前,都不知道結果會如何。人們所期待的是嘗試,而嘗試正是最難的部分。

  • 明星職員都知道,耗費了同樣程度的努力,結果仍可能走向失敗。整體說來,無論這番努力的結果是成或敗,仍然建立了工作者在積極主動方面的聲譽

面對風險:選擇對的行為

  • 採取積極主動的風險主要分為兩種:
    • 首先,或許會擔心因此樹敵,因為當你採取積極主動時,往往會因打破現狀、鋒芒太露,而招致人忌;

      更糟的情況是受到同事排擠或上司打壓,以免你這個低階人員冒出頭來。有時,牽涉到要指正某個同事的差勁表現,也會因而帶來這類風險。

      明星職員要主動介入這類尷尬時,即使必須面對對方的憤怒或受傷的自尊心,仍會堅決地溝通歧異,直到完成任務

    • 第二種風險,就是在你所選擇的方向與未來的成敗方面,因為採取積極主動,而把各人聲譽做為賭注;因此,風險管理便成為積極主動的一項要素。

      你需要參考接下來各章中的其他明星職員工作策略,以儘量減少這類風險。

      舉例來說,第十一章的組織管理,在你判斷誰會反對你的新構想時,就是非常重要的工作策略;相似的,第七章的前瞻視野,可以減少選擇了錯誤方向時,所帶來的第二種風險。

  • 當明星職員選擇他們的努力方向時,會採取下列步驟:

手邊的工作做好

  • 明星職員永遠記得,他們的首要責任,就是完成分內工作
  • 明星職員在考慮某個新點子時,會先過濾目前手邊的工作,其中或許包括先前已經展開,但尚未完成的構想,他們會避免互相重疊

遵循新構想的利他價值原則:誰得到了好處?

  • 如果除了你以外,別人都得不到好處,這就不叫積極主動的新構想了。

緊密跟從大方向

  • 多數公司評估新構想時,多半以它有助於整個大方向的程度,判斷是否稱得上是積極主動,所有工作人員和管理者的努力,目標都是為了讓客戶滿意,以期能進一步因而增加利潤。

    通常,越接近整體目標的積極行為,效果越好。

  • 就以增加利潤的基本定義來說,努力的成果若不是為了節約開銷,就是為了增加收入,而不論你身在哪個部門,這都是掌握大方向的最佳著力點,

    考慮你的構想將如何影響到開銷、收入或最終獲利,以及整體目標

  • 有些積極主動,不過是「仔細觀察工作上出現的種種問題」,然後主動參與解決。
  • 隨時間累積起來的多次小小的、成功的新構想,其生產力一如難得出現一次的大規模努力。

選擇較高層次的積極主動

  • 當身為新進員工的你,開始採取積極主動時,通常都是從一些能幫助周遭同事的小事情著手,難得會一下子就跳到與整個公司最終利潤有關的大努力上。
  • 但隨經驗日豐,你需要從「水平式」移轉到「垂直式」的積極主動
    • 「水平式」的積極主動是在同一類的狀況裡,採取一連串的積極主動。
    • 「垂直式」的積極主動是開始尋求解決整個作業系統的問題,而不僅以解決問題為滿足

      根據我們的研究顯示,明星職員在擔任相同工作兩年之後,其積極主動傾向會轉往這種較高層次的宏觀角度,使他們得以在整個作業系統中,解決一連串類似問題。

決定成功的可能性失敗的代價

  • 明星職員在採取主動之前,會先計算成敗機率
    • 他們是否負擔得起執行這個構想,所需耗費的時間和精力? 他們可以完成嗎?
    • 如果不採取主動,這對客戶、同事、公司等其他人,會有何影響?
    • 成功或失敗會對他們本身或其他人造成哪種影響?
    • 他們該如何讓機率傾向於對自己有利?
  • 每個公司機構都有其容忍失敗的限度。在採取積極主動之前,必須先瞭解你的公司在這方面的態度。
    • 有些公司能原諒一些小缺失,卻對重大嘗試的失敗結果反應嚴苛;所以,只要你在所有較高層次的新構想方面無往不利,公司就會原諒你在小地方所犯下的錯誤嘗試。
    • 有的機構對於失敗容忍度接近於零,這會根本上扼殺了所有新構想與冒險心
  • 我們的研究發現,出了名的點子王積極主動者,比起較少採取積極主動行動的人們,被容許有較多的失敗狀況

    如果你以總是做得更多、更遠出名,那麼,你的同事便會傾向於原諒你的過錯。

  • 其次,明星職員常從小地方、小範圍為出發點,開始嘗試新構想,漸漸拓展至更大、更高層次的積極主動

    這是因為他們想在直接接受公開的嚴格檢驗前,先充實完備整個構想;如果新構想是無用之物,他們可以在最少人知道的情況下,捨棄掉這個想法。

  • 一旦明星職員真的把新構想攤在台面上,他們會尋求別人的支持,通常,構想的成功或失敗,將取決於他人支持與否
  • 最後,明星職員知道何時該壯士斷腕,儘量減少損失。「控制自我,回到大方向上,這一切都是為了增加價值,不要為了已然無可挽回的錯誤傷心懊惱。」一位 3M 的明星工程師如是說。
    • 有時,表面上看起來是個好點子,但在更全面的探索後,卻發現其實是個壞主意
    • 偶爾,即使真是一個好主意,也因為沒人支持而不得不延遲進行,留待日後
    • 有時,盡了一切努力,卻發現這個構想已不再值得繼續進行,便會盡可能妥善的結束,不再浪費更多資源於無效的嘗試,轉而朝向有更大可能性的下個新構想

 

明智的抉擇

  • 每個人才濟濟的工作場所裡,都有各自不同的努力方向,因此,熟悉老闆的大目標非常重要。
  • 不過在辦公室裡每天都有許多複雜任務需要處理,處理過程中,同樣會出現數十個可以積極主動的機會,

    這個時候,明星職員不會一有需要就搶著挺身而出,他們會做明智的選擇;他們也很快學會更有效率的處理分內工作,才能有時間尋求積極主動的作為。

  • 習於採取積極主動的老手很快就會學到,並不一定非得才華洋溢或衝擊力十足,才算是努力。

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策略 2 消息靈通,減少知識盲點

  • 比起明星職員的其他任何技巧,人脈網路是最能在工作表現時,在速度、品質、數量方面帶來強烈衝擊力的。

    如果沒有高品質的豐沛人脈,就不可能成為明星職員;掌握豐沛人脈,就可以衡量本身的資訊庫,發揮能力到最極致

瞭解你所不知道的

  • 無論是個別的中堅員工或公司,都深深為「知識不足問題」所苦,要做好分內工作,他們還需要知道更多資訊。

    資訊人脈網是明星職員戰勝所知不足的重要方法。人脈網路是高速公路的基礎建設,有些要的人都可以藉此傳送或接收資訊,沒有這些網路,專家沒辦法做好本身工作。

  • 單單在二十世紀裡,就創造出比以往所有世紀的總和更多的知識。菁英員工需要更多資訊,才能把手邊工作做得更好;而即使最優秀的人才,也無法靠一己之力,完全消化吸收。
  • 網路就將資訊洪流分門別類導引為可以管理的支流,讓使用者可以依據當時的實際需要做取捨。在菁英主義的全球經濟下,許多工作都在協調合作中完成。

    以往的會計只需和其他會計一起工作,可是今天的會計卻是在團隊中,和來自銷售、製作與研究部門的同事合作,

    如果想成為具附加價值的貢獻者,就必須在本身的專業知識外,擁有更寬廣的知識基礎

  • 網路所扮演的角色,類似非正式、量身訂做的高度個人化「工商知識電話簿」,為菁英員工短缺不足的知識,提供了便於查詢的專家。
  • 為了提高生產力,你需要時時警覺造成知識斷層的各種改變;同樣重要的,你也必須認清自己所知不足之處。為有如此,才能彌補知識的空白地帶,幫助工作推展進行。

從鄉間小路到人脈高速公路

  • 我們從小到大,多半遵行「自己獨力完成」這種教育與社會的行為模式,然而,這對於發揮生產力到極致的目標來說,卻是最糟糕的選擇。
  • 早年的求學經驗要求我們,在完成任務與解決問題方面,必須憑藉一己之力。這是很有價值的觀念,可是教育制度卻一直沒能認清,分享資訊以及從他人身上學習的價值。

    事實上,許多教育制度已經與現實脫節,無法跟上工作是如何完成的這項根本改變。

  • 延伸到職場上,「自己獨力完成」是十分常見的普遍症狀,許多公司文化奉行「老規矩」不渝,導致出現「沒用過的方法一定有問題」的態度,讓員工不敢輕易嘗試另闢蹊徑。
  • 明星職員會轉進到人脈網的高速公路,他會有一份資訊名單,幫助他更快彌補自己知識的不足

資訊人脈網

  • 明星職員會提出問題:怎樣才是得到訊息的最快路徑? 誰才是我該去找的、知道最正確訊息的那個人
  • 成功的人脈網路通常都伴隨著一對一的互動關係,而不是電腦的一對多、非個人化模式。

    明星職員的人脈網路是為了共同利益而分享資訊的一群專家,必須具備瞭解該如何建構、維持並運作的能力,而這與科技是沒多大關係的。

    儘管明星職員也會利用高科技,卻只有人性的接觸,才能造就或突破人脈網,許多關係畢竟還是要靠見面或電話來維繫的。

人脈的基礎

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