書籍資訊

早上３小時完成一天工作

60種超簡單時間管理技巧

• 作者：箱田忠昭 (Hakoda Tadaaki)
• 出版社：春光出版社
• 出版日期：2008年01月12日

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第一部 以「最短的時間」達成目標的秘訣

用「自終點往回推算」的方式來規劃時間

充分活用「所擁有的時間」的思考方式

• 「時間就是金錢」這句話還不能充分說明時間的意涵，失去的金錢只要努力工作就可再賺回，但失去的時間卻對無法重返

  其實，「時間就是生命」

若能清楚設定「目標」則可得見完成的「捷徑」

• 所謂的目標，可以「撐竿跳」來做比喻

  如果撐竿跳沒有橫桿的話，就不會有目標，也就不知道該跳多高，無論是多麼優秀的選手，也無法使自己跳得更高。

  假設目標設定在五公尺處，對這個目標努力不懈、拼命練習，或許能夠勉強跳過。繼續練習，甚至還連續跳過五次，如此一來，自信便會不斷湧出。

  接下來，試著將橫桿掛到五公尺三十公分的高度，試著挑戰看看，練習無數次，終於也可以跳過。接著再挑戰五公尺四十公分的高度，以此類推將目標逐漸往上設定。

  當目標達成時，自信心必然也會大增。有了自信，就能提高下一個目標。如此持續循環，人就能夠一步步往上成長。

• 「甲子園之牛」的例子：

  把一頭牛矇住眼睛，帶到甲子園球場去，用球棒往牛屁股猛力打去。牛受到驚嚇，四處逃竄，猛撞到球場牆壁，又翻了個四腳朝天。

  不過，這頭牛馬上翻身爬起，慌慌張張地又四處逃竄。因為牛被矇住了眼睛，所以絕對逃不出球場。結果，這頭牛碰撞了好幾十次以後，終於筋疲力竭地死去。

  倘若將矇住這頭牛的步拿掉，當然，牛一馬上直直衝往出口處，一溜煙地逃得不見蹤影吧。

  這個出口代表的就是「目標」。只要有「目標」，就能看清狀況往其奔馳而去。

• 目標也像一盞亮光。

  比方說，三更半夜走在一個毫無燈光的鄉間小徑。因為是伸手不見五指的黑夜，所以只能憑直覺猜測約莫是往某個方向走。

  走到半路，忽然覺得，說不定是那個方向才對吧，於是便改往左邊的方向，但是途中又改變了主意，這回又換往右邊方向。走來走去，最後變得完全分不清楚方向。

  但是，如果前方看得見光亮的話，只要往那個方向直直走去，不但可以節省時間體力，因為緊張所產生的壓力也會消失不見。

• 「確定目標」這件事，在人生的旅途上，是件非常重要的事。

百分之三的成功者所實行之事

• 目標要具備的三個必要條件：
  • 期限
  • 具體性
  • 寫在紙上
• 訂出目標的好處？
  • 可以節省時間

    只要目標明確的話，便不會毫無理智地一頭栽進估算錯誤的行動之中。

    目標一旦設定，你將不會因躊躇徬徨而浪費時間。

  • 可以很快做出正確決定

    若是始終明白自己想達成的是哪個目標，因為確實瞭解自己應往前衝鋒的方向，在決定行動時便會較輕鬆容易。

  • 可以減輕壓力

    清楚且明確的把握住自己想達成的目標，並瞭解該如何完成目標，心情自然較安定不慌張。

提高成功率的「備份計畫」

• 所謂的「備份計畫」是指，當設定的目標無法達成時，至少也要達到某種程度的一個次要目標
• 以人的心理層面來看，一旦目標無法達成，必然會感受到一種失敗感，心中可能會出現一種「果然還是做不到」的否定自己的情緒。這是阻礙人們熱情衝勁的極大因素。

  先訂定一個首要目標，再訂出一個能夠達成的備份計畫。如此一來，即使無法達成首要目標，達成備份計畫的可能性還是很高。

  事實上，最後如果僅達成備份計畫的話，獲得的成就感還是不小。

將力量集中於一點的「來福槍射擊效果」

• 關於目標的設定，還有一個非常重要的事情就是：「集中」

  這個也想做、那個也想做，太過貪心力下太多目標，最後的結果是，連一個目標都無法達成。

  因此，只要設定一個自己要努力去衝刺的目標之後，在那段期間內，無論如何就必須把全副精神集中在目標上。

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能否完成目標八成決定於「過程管理」

縮短理想與現實差距的「目計實追」之法則

• 如何縮短現實與目標之間的巨大鴻溝？
  • 目標：要先有具有「期限、具體性、並寫在紙上」的清楚目標，才能確立後續的動作
  • 計畫：光只有「目標」是不夠的。為求達成目標，必須設定一個可執行的「計畫」
  • 實行：只有「計畫」也是行不通的，能夠去「實行」才是最重要的
  • 追蹤：著手「實行」之後，接下來就必須去「追蹤」是否被正確的執行
• 手邊的記事本區分了「工作」、「健康」、「經濟」、「自我啟發」、「家庭生活」、「其他」的六個區塊項目。

  並在本子中寫下目標計畫，像是該處理什麼、處理到何時為止、該用哪種方法實行。

  總是將記事本隨身攜帶、放在隨手可及之處，不時去確認目標，一打開記事本看到那些目標，腦海就會浮現一種行動變革。

以「80/20 法則」看時間效率

• 我們雖然努力打算活出光彩的一天二十四小時，但以「80/20 法則」來看，我們往往頂多只能有效率地使用百分之八十的時間而已

  這是因為我們沒有做出「今天該做什麼事」的計畫所造成。

  我們必須在前一天就決定好隔天應做些什麼，像是該打電話給誰、該給誰寫封信、該處理哪些事項、晨起至夜寐為只該做些什麼事等，分配好時間再全部寫下來。

  如此一來，早上起床後到晚上睡覺前的所有時間，才能夠完完全全地做出管理分配。

  我把此稱為「一天的行動計畫」 (Daily Play)。

完美「計畫」的三項主要條件

• 原則上，制訂計畫是「短期性的計畫要詳細羅列，長期性計畫則概略說明即可」
• 制訂計畫的三個必要條件：
  • 整體展望

    若沒做到「整體展望」，可能只會悶著頭往前衝，除了眼前的事物和突發事件才會引起自己的注意。

    倘若無法掌控自己所處的立場、責任範圍、應做之事、工作的全面狀況等，充其量也只不過是個瞎忙大王而已。

    不能因忙碌而迷失心靈、徬徨不知所措，反而必須從現狀去展望未來，先洞悉掌握整體展望性的計畫。

  • 優先順序

    不管是日計畫、週計畫、月計畫，首要之舉就是，來個腦力激盪，先試著寫寫看，任何事都行，全部都先寫下來。

    然後再依一定原則排列優先順序，將工作群組化：

    • 緊急事件
    • 對方優先之事件
    • 當日的中心事項
    • 非緊急事項
  • 記憶備忘

    我們經常會在腦中浮現出許多點子，但若不寫在本子上的話，馬上就會忘記，之後再怎麼絞盡腦汁也想不起來。

    將想記的雜事全都記錄下來，就不必用到頭腦的記憶力了，如此一來，不但能減輕頭腦負擔，還可以把腦子用在思考其他創造性事物。

利用「六個優先順序」獲得令人驚異的成果

• 就寢之前，預想翌日各項需處理事務
• 只需列六項，將其優先順序寫於紙上
• 將此紙張放進明天會穿著的褲子的口袋中
• 隔天抵達公司後，依照紙上所寫的順序，從第一件開始執行

無論多大目標也能實現的「鯨千分法」

• 目標是一種越是遙遠看起來越小的東西。
• 不要打算一口氣吃掉整尾鯨魚，而是把牠分割成兩百公克的魚排來吃
• Divide and Conquer，要將大型目標分割，再每天一個一個確實征服

讓熱情飆到最高點的絕佳方法

• 當我們終於完成一件事之後，總是不會覺得疲倦，而且壓力也會消失。但始終作不好時，不但情緒會焦躁不安，還會感到相當疲倦。

  為了防止這樣的情況發生，最好不要一次立下太多太大的目標，只要定下當天可解決範圍的許多小目標就可以了。

• 目標達成與「今天一整天，該做何事」是息息相關，要將目標分割成可能達成的較小目標再去執行。

  而且，絕對不可忘記的是，這些小目標必須在今天就得完成。

以「七個步驟」解決難題

• 一點一點少量地往上增加壓力，讓自己慢慢適應壓力，，好使身心一直保持在面對適當壓力的狀況之下。
• 不管做什麼事情，只要每次都將目標分割成可能實現的小目標，以這種方式來進行，那肯定不會產生壓力的。

  也不會被「唉，畢竟還是徒勞無功！」的絕望感給折磨的慘兮兮的了。

利用「壓力理論」提高行動效能

• 關於壓力有幾種論點：
  • Distress: 目標太過簡單會感到無趣而引不起興致，根本就是完全沒有緊張感的狀態，這樣行動效能便無法往上提升。
  • Excessive Stress: 把目標訂得太艱難，反而造成過度壓力，情緒將變得焦躁不安。
  • Eustress: 目標訂得完全符合自己的壓力則，效能會被發揮到最大限度，不但幹勁十足，注意力、集中力、熱忱度都會提高，也會激發出更多的挑戰意識，這就是所謂的「良性壓力」。
• 因此，為了讓自己保持在適度的緊張感及壓力的狀態下，事先規劃時應將目標設定在不多不少剛剛好的份量之內。

  可將其運用在上節所述的「七個步驟」技巧之中，把壓力零當成步驟一，慢慢地讓壓力層次往上提高，再逐漸往步驟二、步驟三而去，這麼一來，就能延展我們的能力以及適應力了。

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第二部 成功者所實施的「活用時間」規則

徹底利用「時間帶」

充分活用「清晨時間」

• 用一句「沒時間」來做了結的確很簡單，但不論有多忙碌，以積極的態度思考「用什麼法子可以創造出時間？」，才能對之後的行動產生更大的變化、影響。

  大多數成功人士即使極為繁忙，也從來不曾發牢騷抱怨說「沒時間」，反而是非常積極努力地擰出一些屬於自己的時間。

• 有效地運用清晨，這個尚未沾惹喧囂的一小段時間，可以得到不少的好機會。

  對很多人來說，唯有清晨時分才是任誰也無法打擾，並能確保自己私人時間的寶貴時段。

• 因為清晨能讓身心倍感清爽舒暢，事物的處理也能順利進行。

  或許有些人是下班後才去確保自己的私人時間，但是，晚上容易會因加班而疲累不堪，有時還有應酬、朋友聚餐等，偶爾還會有其他事情干擾，

  最重要的是已經累積了一整天的疲勞，哪能清醒地確保事情的處理。在這種狀態下，勉強自己去看書，或是培養興趣、嗜好，也不必指望會有什麼好成效。

• 像這種時候，建議你不妨扔下一切，直接去泡個熱水澡，然後馬上上床睡覺，只要隔天早點起床就可以了。這樣，不管是誰都能得到早上一個小時的自由時間。

  因為前一天的疲勞已經消除，這時就能充分發揮精神去處理工作，或者把時間用在看書、培養興趣上也行。

  清晨的時間足以抵過夜晚兩、三倍的時間，而事實上，對於處理事物，恐怕沒有比清晨這個時段更容易讓精神集中、專注。

• 要明確知道「清晨時間要做些什麼」的目的，如果目的不明確的話，好不容易製造出早起的清晨時間，卻很有可能浪費在漫無目的的看電視上了。

完整利用「週末時間」

• 一年有52週，而週六週日加起來差不多也有一百天。

  這些時間可以用來學習跟工作有關的專門知識、用在技能檢定的學習上、也可以積極地使用在義工活動上、或是盡情享受興趣、嗜好的休閒生活。

  總之，只要能夠有目的且計畫性地去運用這些時間，所獲得的成果是相當可觀的。

• 或許可以試著思考，今後以「創業」為目標的週末活用法重點：
  • 經營人脈

    平日所培養的人脈，會有所謂商業範圍的限制。不過，若是週末，就可能擴展初各種不同區塊、不同領域的人脈。

    因為不斷地擴展「對自己創業相關」的人脈，所以能因那些人脈之間的共同聯繫而獲得相乘效果。只要積極主動地進行仲介、介紹，便能將相互的聯繫擴展得更大。

    另外，利用口耳相傳的「口耳之學」，也較容易吸收新知、情報。

  • 提高技能

    因為週末是一個容易取得的完整時間，當然最好是使用在提高和創業有所相關連的專業技能上。

  • 收集情報

    平常的工作已經很繁忙，光是收集情報資訊就已經耗費不少體力，根本沒有時間把這些資料一一分類整理、編序。

    因此，我們可以利用週末時間，一口氣將資訊情報全處理妥當。

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先有「整體展望」才能進行「基準分配」

「計畫」與「時間表」

• 計畫 (Plan)： 由自己所企畫、規劃進行的

  時間表 (Schedule)： 事先已決定好、無法移動的行程

• 將工作行程時間格式化之舉，某種意義上等同於將其習慣化。

  若能清楚解周密地訂出行程時間表，便不致陷入忙亂無章的窘境，而能順暢地完成工作。

「可用時間」的活用法

• 使用時間的方法中最重要的，並不是已經決定好的事情，而是空下來的時間要做些什麼事。這就是所謂「已預約時間」與「可用時間」的思考方式：
  • 已預約時間 (Booked Time)： 已經被決定好、自己不能任意更動的時間
  • 可用時間 (Available Time)： 剩下的、接下來可以活用的時間
• 活用時間最重要的是，事先計畫那段「可用時間」該做些什麼、設定好優先順序，事先計畫好當日應做之事，有效率地運用「可用時間」。

  若是身在公司，就使用在達成工作目標之上；若是私人時間，就使用在達成個人目標上面。

• 大多數人手邊有空閒時間時，只會邊想著接下來該做些什麼，最後總是無所事事，或是只是處理任何時間都可以處理、與目標毫無關係的事情，虛度了光陰。

  如果平時就將想完成的事項寫在紙上，放在身邊，只要時間一空下來，馬上就用來達成排定優先順序中最高的事項上。這就是所謂「可用時間」的思考態度。

• 可以在前一天，公司的工作結束時、或是晚上睡覺前，拿出一張紙把隔天的計畫詳細地寫下來，好讓自己可以確實活用「可用時間」。

利用「等候名單」來填滿「空隙時間」

• 這些零頭時間，一天若以兩個小時計，一年就是七百三十個小時，大約是三十天，相當於一個月的量。看來，如何有效活用這些時間，是非常重要的課題。
• 將比較簡單、不費時的工作，寫在記事本上，當手邊空出時間時，拿出記事本，找出一項工作來完成。

從「現在應做之事」開始進行

• 「現代管理學之父」彼得杜拉克針對工作提出了以下三個重要法則：
  • 要做得更快
  • 要做得更好
  • 去做你現在應該做的事
• 其中，第三項特別重要，我們必須分辨何謂「這個就是現在應該去做的事」。除此之外，還要仔細設定出優先順序，並且按照其順序去處理及進行工作項目。
• 將自己的「規劃備忘錄」中所設定的目標劃分成：大目標、鍾目標、小目標，接著再將這些區分成：本月目標、本週目標、今日目標，然後將這些目標設定好優先順序。

  這就是把目標仔細分類後，再將其筆記化的一個作法。

	大目標	中目標	小目標
本月	與新客戶訂立契約	將新的營業擴展策略彙整成書面報告	在不同業種的交流會中經營人脈
本週	磋商	彙整一週中所提出的構想	與工作相關的業種、領域的研究
今日	與客戶預約會面時間	提出構想	申請參加不同業種的交流會

• 這就是所謂「規劃備忘錄」。隨身攜帶、時時審視，便能隨時展望整體，在工作上便能言之有物。若能如此，那些不安的情緒、渾沌不明的狀況，就可以迎刃而解了。

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利用「規劃備忘錄」來調整行動的「模糊地帶」

「記事本」不單只是記下日程時間表

• 長期計畫
  • 這是指三年或五年後應有的願景，有些公司甚至還擬定了十年或二十年後的長期計畫。

    雖說是長期計畫，但因為有太多無法預知的因素，因此會產生較多大幅度修正的概略目標，或是類似展望的目標設定。

    因為二十年後的情勢簡直有如天上飄浮不定的雲朵無法掌握，有人會大言不慚地說：「哎呀，人生嘛，只能聽天由命、順其自然啊！」

    不過在悠哉懶散度日的同時，時間也不斷地往前飛逝，等回過神，早已為時已晚。

• 年度計畫
  • 盡量製作成一整頁的尺寸，最好是能夠概觀整體的全頁。
  • 在年底時要決定好明年應達成的目標，靈活安排、分配明年整年的時間。
  • 其次是，決定達成目標的方法、課題，決定一個概略的日數。
  • 製作「年度計畫」時，要製作成一年三百六十五天能一目了然的計畫表，每個月可以填寫一個或兩個、最多不超過三個的預定計畫
  • 利用以下要素，讓已經完全排滿的日子，亦即「預約時間」一望便知，需要花費多少時間完成各項目標也是一目了然：
    • 最低限度至少也要完成的課題，也就是將所謂「鯨千分法」的那尾鯨魚明確化
    • 休假日、閒暇時間的預定與此期間想做之事
    • 報告書的期限、全國大會等定期性的日程時間表
    • 各目標應分配大約多少天數
    • 國外出差、長期出差的預定
• 月計畫
  • 以「年度計畫」為基礎，每個月必須擬定的課題目標，也就是選出要享用的「鯨魚排大餐」的清單。
  • 「月計畫」與上述的「長期計畫」或「年度計畫」最大不同點在於，其具有的「行事曆」的色彩較為濃厚。
  • 首先，先將約會，也就是會意、面談等約定或預約寫上去。接下來，剩餘的時間便可以使用在當月預計要吃光的「鯨魚排大餐」上。
  • 這些工作必須在前一個月的月底就得進行
• 週計畫
  • 在各週尾聲之際，邊參考「月計畫」，邊將隔週應做之事填寫上
  • 「週計畫」與「月計畫」不同，以會議為例，因為可記錄的空間較為充裕，因次便可詳細寫出與會者名字、議題名稱，

    除此之外，這個空間其實也可以當作日記本來使用，像是會議時所商討的結論，或是面談時所決定的事項的記錄等等。

• 日計畫
  • 在前一天將隔日應做之事，全部預定好時間，然後逐一依照時間順序、優先順位填寫進去。
  • 無論如何，今天一天就傾盡全力地去活，把該做的事全都完成後再就寢，只要能養成如此習慣，不知不覺也就完成了目標。
  • 假使無法明確：「現在該做何事？」的話，不但是壓力倍增，連到了晚上睡覺時也會懊悔白白浪費了一天。

從「時間小偷」手上守護時間

• 時間小偷的種類有：
  • 冗長又無效率的會議，以及長舌電話
  • 權限委任不充分，或是工作分配不明確，原本無須自己處理的事項卻落到自己頭上
  • 溝通不良，使得原本一次就能解決的事情，卻花了兩三次才搞定，光是卡在說過還是沒說過的爭執上，時間就這麼匆匆流逝掉了
  • 因缺乏優先順序所引起的混亂
  • 因優柔寡斷造成決定的延遲
  • 無法開口說「不」因而參與過多的事務
  • 自我規制的不足，例如因為書桌沒有好好收拾整理，以致花太多時間去尋東找西
  • 日常事務或文書資料過多
  • 時間的用法雜亂無序，譬如：過長的咖啡時間
• 要排除這些竊奪時間的因素，除了從根本上改變自己的生活態度，或是對工作事物的觀念看法之外，恐怕別無他法。

活用時間的十五個基本規則

將「日常例行事務」集中後，一口氣完成

• 將早上九點到十點的時間訂為處理日常事務的時間。前一天將必須處理的工作列成清單，放在隨手可取的地方，然後從第一項開始進行處理。
• 只要能養成這樣的習慣，便可預防沒經考慮的突發之舉，還可以預防該做的沒做，而導致後來引起麻煩問題。

重要的工作在「中午之前」處理好

• 起床後的三個小時到六個小時的這段時間，是頭腦活動最為活潑的時候。
• 最好是將最困難、最重要、最大型的工作設定在中午之前去處理。
• 將一些頭腦無須太大負擔、不太重要的工作，分配給下午的時間

所有的工作都要「設定處理期限」

• 只要設定了期限，人就能夠朝著那個方向，傾住所有的努力以期在時間內完成。所以將所有的工作設定期限，是一個可以提高工作效率及生產性的好方法。

從較困難的工作開始處理

• 如果把工作往後拖延，這件事卻老是佔據在腦子裡：「不趕緊處理不行，遲了可該怎麼辦？」搞得自己情緒不安，連創造力和工作能力也都減退了不少。
• 就算把不得不做的工作往後延，也不會讓你變得輕鬆。
• 應該是，先把困難的工作處理完成，然後再慢慢地去處理較輕鬆的工作。

簡單的工作可以擺到後頭再處理

• 人往往傾向於先去處理現在不馬上去做也無所謂、不太重要、較為輕鬆的小事
• 往往這種所謂「問題」的工作，幾乎百分之八十都是只要放置一段時間後便自然而然解決掉了

總檢點「時間的障礙物」

• 倘若總是無法巧妙地去管理時間，那麼就必須徹底調查到底原因為何。分析出可能原因後，最重要的還是，要努力去排除、解決這個問題。

創意點子最好是固定記錄在同一個地方

• 有時在搭車或是走路時突然靈機一動浮現創意點子，若沒馬上記錄下來，只是想著要記住，等你抵達目的地時大概也已經忘得差不多了。
• 只要創意點子一浮現，就馬上記錄下來。然後，將所寫下來的創意點子做定期性的點檢，能夠去實行的便盡力實行。
• 不但能防止因忘記而引起的煩躁不安情緒，而且對創意點子的整理也有不小幫助。

工作一定要處理到「剛好可停手的段落」

• 工作告一個段落時再停手，就不會忘記前後的脈絡，或是失去全體性的展望。此外，還可以避免因為要習慣之前工作而浪費調的前置時間。

要經常去設定「休憩時間」

• 如果遇到工作預定進度不如己意，或是必須互相討論的事情而對方卻一直無法挪出時間，又或是討論要用到的資料無法準備妥當，種種狀況，無須猶豫，馬上就把那個時候當成休憩時間。
• 或是將那些準備資料的十分鐘，拿去處理之前列好的「十分鐘可以處理」工作清單裡的工作。

能夠委任他人處理之事，便交由他人負責

• 盡量將日常例行公事交由部屬去處理。因此，必須將交付部屬的工作列成清單，將會讓工作在非配時進行得較快迅速。
• 如此也能讓你避免與同僚、部屬，重複處理相同的工作，或是忘記去處理。

無意義的閒聊要斷然說「不」

• 人生時間有限，所以，當旁人前來盜取你的寶貴時間，要懂得斷然說「不！」

「今日事今日畢」

• 即使有些勉強也要把工作處理完，這反而比想說先回家再來繼續完成更有效率。
• 處理工作的時間，和花在家庭上的時間，以及玩樂的閒暇時間，是要明確清楚地做出劃分。

不要太過吹毛求疵地要求完美

• 假使是為了求得知識而去閱讀書籍，其實，只要能夠獲取知識的部分文章也就夠了。這時候，跳著閱讀重要的部分，就非常足夠你使用了。
• 工作方面也是同樣道理，要養成「先只處理必要的工作」的習慣。

把每天的工作目標設定在「能力範圍之內」

• 壓力並不是因為疲勞或其他因素所造成，而是因為事情沒去處理或尚無法處理，導致心中有太多亂七八糟的心緒、煩惱而產生的結果。

  情緒不安或壓力是由於某些無法估計可行性、可能性的困難問題，或是束手無策的大型課題所造成的。

• 只要能將每日的工作目標設定在可能實行的範圍之內，便能獲得令人滿足的成就感、有種「終於做完了」的安心感，這是能夠抒解減輕壓力的。
• 每天下班回家前，至少要帶著一個「今日事今日畢」的心情回家。如此，因工作尚未完成所引起的壓力和疲勞，也就可以煙消雲散了。

即使延遲動手的時間也必須去做之事

• 不詳加考慮就貿然行事的話，一定會造成重新處理的後果，結果可能反而多花了兩倍三倍的時間去處理同一件事。所以，規劃好計畫之後再行動，是極重要的步驟。
• 很少有事情真的會緊急到連思考決定的時間都沒有的程度。

  當然，如果目標非常明確、也很瞭解應採去的手段時，當下就必須下決定，並且馬上進行。

• 經過思考之後再行動並不是要你花很長的時間思考，而是要養成短時間且有效率地思考的習慣。

提升「電子郵件的效率」

對於一天會收到數十封電子郵件的商業人士來說，因為讀郵件、回覆郵件等動作而浪費、損失掉的時間，可說是其煩惱的源由。

但又不能不去理會重要客戶寄來的電子郵件，若能按照以下三個順序進行，應當就可以大幅縮短被電子郵件偷走的時間：

• 有必要再確認的重要郵件，製作成圖表或用顏色作區分

  新的電子郵件其實並無須認真仔細地去閱讀整封郵件。只需大略快速瀏覽，將這些郵件以圖示做出：「應再次確認」、「應回覆」、「重要郵件」等標示。

  只是如此的動作，便能輕鬆得知每封信件的重要程度，也因無須逐一細讀每封信，所以可以節省不少時間。

• 讀完郵件後，將其區分歸類放入資料夾中

  整理已讀郵件的重點是，將郵件分類後再全部放入指定的資料夾中。如此，日後想看的郵件收納在哪，便能一目了然。

  不過資料夾的分類若無詳細區分的話，那根本就毫無意義。因為到底該把郵件收納在哪個資料夾才好，凡而會讓你產生無比的困惑。

• 使用過濾分類功能

  過濾分類的功能最大的特徵是，能以設定好的條件規則自動作出分類。因此，嚴謹的進行條件設定，可說是比什麼都重要。

  倘若條件設定不完整，會造成漏看了重要郵件等的過失，因此要特別注意。

提升「時間密度」的七個技術

積極實施「一心多用主義」

• 我每天早上六點半起床，先到玄關拿報紙，然後帶著「讀賣新聞」和電動刮鬍刀進廁所。

  藉由一心多用，我可以看報紙得知新聞大事，同時刮鬍子、上大號等一次搞定三件事情。

• 從廁所出來後，接著去刷牙。邊刷牙邊扭開收音機收聽 AFN (American Forces Network) 的七點晨間新聞。

  就這樣，邊刷牙邊得知國際新聞、又邊學習英文，一次做三件事情。

• 吃早餐時和小孩一起吃，順便問問小孩學校的狀況、遊玩的狀況等。如此，能一面加深親子之間的感情，又能一起吃早餐。
• 通勤時在車上看「日本經濟新聞」、決定股票的買進賣出、搭車通勤、剩下的時間利用 MD 隨身聽學習一些東西。收集情報、賺錢、自我啟發、通勤，一次搞定四件事情。

  我一定會將一個禮拜的車內時間使用法寫在記事本中，在往返的幾個鐘頭時間裡，按照事先預定的使用法一一實行。

• 當你處理較輕鬆的工作時，也要時時掛心是否能同時並行幾件事情，這就是學會有效活用時間的第一要件。

特意將工作期限設定得較短

• 人一旦遇到緊急狀況時，總是能夠發揮意想不到的力量。工作方面也是，有許多情況是，期限越是迫在眉睫，集中力越高，反而月能發會工作效率。
• 藉由一個已被設定的絕對期限，讓人把整個神經、整個精力完全發揮到極致。這也是時間管理的重點之一，若到達忘我境界就能搞定一切。
• 因此，非做不可的工作一定要設定完成期限，藉由這個動作，可以讓你集中精神，更迅速地去處理所有事物。

以「時間鎖」管理黃金時間

• 管理大師彼得杜拉克曾說過：「管理者的時間中最貴重的是，制訂計畫的時間。」，倘若沒有制訂計畫，很容易漫無目的地只以感覺行事。

  所以要規劃出制訂計畫的時間，而不是突發奇想才去制訂計畫。這就是所謂的「時間鎖」。

• 每天早上九點到九點半的短短半小時，完全隔絕與外部的所有聯繫，把這段時間設定成只是你自己的、任何人都無法來打擾的時間，而這個時間就可以運用在制訂計畫上。

  或是把晚上的九點至九點半的時間鎖住，用來制訂隔天的計畫。

• 也可以從星期五的下午四點開始，經時間鎖定到五點左右，利用這段時間來制訂下週的計畫表。
• 所謂的「時間鎖」，從某個意義來說，其實也可以說是一個「和自己開會的時間」。

  在這段時間裡，不管是電話或是來客，要與公司內的所有大小事完全切斷，集中精神去制訂計畫、或是寫回信、或是去處理一些必須處理的事物。

  維持住這個