書籍資訊

圖解版早上十點以前搞定工作

• 作者：高井伸夫
• 出版社：商周出版
• 出版日期：2007年02月08日

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第一章 早上十點以前可以做的是有這麼多！

成功的第一步從「提早一小時出門」開始

有效利用早晨時光，加班成為過去式

• 早上九點開始上班後，你會發現電話整天響個不停、客戶接二連三來訪。不是有要是不得不外出，就是公司內部討論、聯絡、會議以及需要馬上處理的突發事件等等，狀況不斷。

  像這樣被日常業務追著跑，連自己分內工作都沒辦法好好處理就已經到中午休息時間，應該是一般上班族常發生的狀況吧！

• 早上若能早點動工，一早就先把重要的工作搞定，不論在上班時或下班後都能擁有自己的時間。
• 要變成有效利用時間的成功上班族，第一步建議就是「提早一個小時起床、出門」。思考一天的工作順序、提早做准倍、讓工作迅速上手。

養成「早上十點以前完成一件大事」的習慣

• 三個應在早上八點到九點間搞定的基本工作：
  • 確認每日行程表 (H 註： 可利用 Remember The Milk 幫助監控規劃行程表、待辦事項......)
    • 確認到昨天為止的工作進度、排定今天的工作行程
    • 今天預定要做的事情清楚地排進腦中，規劃這週及下週的活動
  • 閱讀報紙 (H 註： 不一定專指傳統報紙，應可擴及 RSS reader......)
    • 以標題為重點確認，看到工作相關的新聞或與你目前正面對課題相關的事情，都可以將它剪下來蒐集好。
    • 將它與日前剪下的新聞報導或網路上流傳、目前正在發生的事件或話題作確認
  • 完成感謝函或委託書 (H 註： 不一定專指書面形式信函，應可擴及「思考如何幫助他人、建立良好關係」......)
    • 誠心誠意地寫一封感謝函給昨日與你碰面的人，打從心裡感謝，一定可以讓你更有人緣，也可以讓工作更加順利。
    • 一一確認回覆至今收到的信件。
• 為了有效運用有限的時間，請養成「早上十點以前完成一件大事」的習慣。

  每個工作都有輕重緩急之分，建議以早上十點為分界，重要的工作盡量在早上十點以前完成。

將通勤電車當辦公室

趕在尖峰時間之前搭上電車，好處多多

• 現在開始提早一個小時出門，趕在尖峰時間前搭上電車，以確保有位子可坐。
• 搭上電車後拿書出來慢慢閱讀、翻閱工作資料，只要有心，應該和在辦公室裡閱讀書報不會有太大差別。
• 確保有位子可坐之後，就可以輕鬆地翻開記事本，確認當天的工作行程，將預定的工作記在腦中，試著將整個流程演練一次。

  這樣一來，當天可能會碰到的業務問題或需要特別注意的地方都會變得明確，一到公司就可以針對這些問題提出解決的辦法。

• 若更進一步帶著筆記型電腦搭車，甚至可以在電車中寫企畫案或寫書。和容易受到干擾的辦公室比起來，電車車廂反而是個可以集中精神的好地方。
• 但如果電車內十分擁擠的話，可以改聽學習英文會話的錄音
• 電車車廂也是一個優良的資訊寶庫。你可以從車廂內刊登的廣告讀取各式各樣的資訊，但並非要你看廣告的內容。

  如果能藉由車廂廣告察覺世界的變化，就能捕捉到時代前進的大方向。

• 萬一沒有位子的時候，偶爾試著從最前面的車廂走到最後面的車廂去，不但可以轉換心情，也能從不一樣的視野得到不同的資訊。
• 避開早上七點半到八點半的尖峰時間，比平常提早一個小時搭上電車的話：
  • 身心都輕鬆：因為有座位，可以大幅減輕通勤時對身體、精神上的負擔。在車內輕鬆地看書或閱讀工作資料，都可以提振上班的情緒。
  • 提升到公司後的效率：將電車當作辦公室，可以處理一些像是確認工作行程、製作企畫案等工作。不僅不會因為通勤感到疲憊，到公司後的工作效率也能大幅提昇。
  • 多出空閒的時間：工作效率提升，不用再加班，下班後的生活也會很快樂。更能有效地利用閒暇時間。

決定「早上十點以前該做的工作」順序的訣竅

想到事情的當下，就用錄音筆錄起來

• 將數位錄音筆隨時放在手邊，不論吃飯或刮鬍子時想到的事情，都可以順手錄起來。
• 你可以在出門前或前往車站的路上邊走邊錄，到公司後再將錄音的內容轉換成書面文字。
• 每則錄音內容最多花三到五分鐘就夠了，因此每天只要大約十五到二十分鐘的時間，即可將錄音轉化成書面文章，把指示或建言分發給各個負責的人。

書面化指示、建言的重要性

• 口頭上的交代與用白紙黑字將指示寫下來，兩者在部下腦海中留下的印象，仍有相當程度的不同。

  若只是口頭上的交代，部下可能聽過就忘了，不僅容易忘記，更有可能發生誤聽的問題，所以還是書面比較能夠清楚傳達意旨。

• 將交代事項影印一份交給負責的人，將正本當作工作日誌保存，也等於留下工作的記錄。

  無論在何時對誰做了什麼樣的指示等均能一目了然，日後就算發生任何問題，自己或部下都很難再找藉口搪塞，身邊所有人的行為也不容易發生錯誤。

書面可以傳達微妙的心理

• 以書面文字取代言語還有另一個好處就是，可以傳達微妙的心理
• 出門前的時間總是匆匆忙忙，就算想到什麼很好的點子，卻常因為忙著準備出門就這麼忘掉了。

  雖然不一定要拘泥於用錄音的方式，但如果有錄音筆在手邊，就可以隨時記下想到的事情。

  不但不必擔心忘了做筆記，更能有效地利用早晨的時間，相信對提昇工作品質及完成工作的速度均有很大的幫助。

早起人士專訪

高井伸夫律師

「沒有時間」是一種藉口，時間與工作都是可以創造出來的！

• 不要被工作、時間追著跑，而是自己製造出更多時間、盡可能地向各種事情挑戰。
• 為了讓有效率的工作及充實的生活並存，我們要充分活用早晨的時光。打破長年來人們奉行的不良工作型態，確立新的商務及生活形態。
• 對於每天忙碌不堪、晚上還得跟客戶應酬的上班族而言，想要多擠出時間來是很困難的。但若將想做的事情移到早上來，一切就不成問題了。

  不論是英文會話、電腦、高爾夫等課程，都可以找到拓展自我的機會。

• 請你有效地試著集中、利用早晨的時光，並在早上十點以前將重要的工作搞定。

  剩下的工作與時間，將能更加悠閒地完成，不僅更能享受生活裡的各種事物，甚至可以抽空與朋友喝杯下午茶、交換情報。

  如果能這樣悠閒地過著生活，你身邊的事情都將導往正面的方向，你也就會成為一個帶有好運的人。

被時間追著跑得人是無法成功的！ 讓時間成為你的伙伴！

• 想要不被工作追著跑，就要跑在工作前面，除了早起別無他法。

提早兩個小時起床，你的人生將有巨大轉變！

• 除了是被習慣制約了以外，阻礙早起的最大因素還是在於「對於時代變化之快速沒有足夠的認知」。
• 我以前也是夜貓子，因此剛開始早起的第一個星期十分痛苦，但是身體習慣後，反而覺得全身舒暢、體質也跟著好轉。

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